Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng trong học tập và công việc, mà bất cứ ai cũng nên đầu tư, trau dồi.
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Đúng như tên gọi, kỹ năng quản lý thời gian yêu cầu bạn cần phải biết cách sắp xếp, phân bổ, quản lý thời gian sao cho phù hợp.
Kỹ năng này cũng là nhân tố giải thích vì sao trong một quỹ thời gian cố định, có người lại làm xong việc rất nhanh chóng, lại có thêm thời gian nghỉ ngơi. Nhưng ngược lại cũng có người bù đầu, mệt nhoài trong mớ công việc được bàn giao.
Khác biệt nằm ở chỗ họ có kỹ năng quản lý thời gian hay không. Vậy:
2. Vì sao cần rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian?
2.1 Tăng năng suất công việc
Biết quản lý thời gian không chỉ giúp bạn có thêm thời gian cho bản thân. Bên cạnh đó, kỹ năng này còn giúp bạn tăng hiệu suất công việc một cách đáng kể.
Cụ thể là khi sắp xếp và phân bổ thời gian làm việc phù hợp. Bạn sẽ có thể tập trung vào việc cải thiện sản phẩm một cách tốt nhất. Có thêm không gian để trau chuốt, giải quyết công việc đúng hạn. Từ đó làm việc hiệu quả hơn.
2.2 Giảm áp lực
Làm việc trong quỹ thời gian bị dồn ép tất nhiên sẽ gây áp lực hơn rất nhiều. So với khi bạn được chủ động kiểm soát về mọi thứ, từ không gian đến thời gian làm việc.
Vì vậy khi biết cách quản lý thời gian, bạn sẽ luôn ở tâm thế chủ động. Dễ dàng sắp xếp công việc theo sức lực và tài nguyên mà bản thân hiện có.
Đôi khi bạn cũng có thể nghỉ ngơi để lấy lại sức sau thời gian làm việc cật lực để lấy lại sự cân bằng. Và không gì giảm áp lực tốt hơn việc được nghỉ ngơi đầy đủ và tận hưởng những sở thích của mình.
Do vậy, người có khả năng quản lý thời gian bao giờ cũng sẽ có lợi thế tốt hơn trong việc giảm áp lực công việc.
2.3 Tạo động lực cho bản thân
Tự đề ra mục tiêu cho bản thân phải hoàn thành công việc trong quỹ thời gian quy định. Không chỉ giúp bạn bớt xao nhãng với các vấn đề ngoại cảnh tác động. Đồng thời còn giúp bạn tập trung hơn. Tự tạo động lực cho chính mình khi có mục tiêu cần hoàn thành.
EDUFA sẽ mách nước cho bạn những phương pháp giúp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
3. Phương pháp giúp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
3.1 Xây dựng những việc cần làm (to-do-list)
Bước đầu tiên trong việc xây dựng kỹ năng quản lý thời gian chính là lập thời gian biểu những việc cần làm.
VD: Buổi tối trước khi đi ngủ nên ghi ra những công việc mà bạn sẽ làm vào ngày mai. Có thể tải và ứng dụng các app trên CH play cho công việc này như WeNote. Đặt app ở vị trí dễ nhìn để nhắc nhở bản thân về thói quen viết to-do-list.
3.2 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sắp xếp công việc nên ưu tiên dựa vào độ quan trọng của từng việc. Bạn có thể dựa trên 3 yếu tố sau:
+ Công việc quan trọng, khẩn cấp: Tổng hợp những công việc quan trọng cần giải quyết gấp ở đầu danh sách to-do-list. Ưu tiên giải quyết nó trước tiên vào buổi sáng, đầu tuần.
+ Công việc quan trọng, không khẩn cấp: Những công việc không bắt buộc phải hoàn thành ngay. Bạn có thể sắp xếp thực hiện vào các buổi chiều, tối.
+ Công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp: Những công việc không nhất thiết phải làm ví dụ như xem phim giải trí, vẽ tranh… Bạn có thể để dời làm bất cứ khi nào mình muốn.
3.3 Loại bỏ những tác nhân gây xao nhãng
Các tác nhân gây xao nhãng từ bên ngoài có thể là tiếng điện thoại, tiếng ồn từ TV bên ngoài,… Tuy không nhiều, nhưng đều có thể ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ làm việc của bạn.
Muốn đẩy mạnh hiệu suất và làm việc hiệu quả trong quỹ thời gian quy định thì đây là một trong những yếu tố bạn cần cân nhắc gạt bỏ.
3.4 Tìm cho mình “thời điểm vàng”
Mỗi người đều có quỹ thời gian mà bản thân cảm thấy làm việc và học tập hiệu quả nhất. Có người thì là vào sáng sớm, cũng có người lại vào 3 – 4 giờ chiều.
Bạn có thể tìm ra “khung giờ vàng” này cho mình, bằng cách thử học tập và làm việc trong nhiều quỹ thời gian khác nhau. Từ đó đối chiếu và xem xét đâu là thời điểm hợp cạ để mình tập trung nhất.
3.5 Tập thiền định để phát triển kỹ năng quản lý thời gian
Bạn có từng rơi vào tình trạng ngồi vào bàn làm việc cả buổi, nhưng vẫn không tài nào tập trung để triển khai công việc? Vậy thì thiền định chính là phương pháp cần cho bạn lúc này.
Không chỉ rèn luyện trí óc mà thiền còn giúp bạn nâng cao sự tập trung. Từ đó mà đẩy mạnh hiệu suất giải quyết công việc, học tập.
Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian sẽ không là bài toán khó nếu bạn biết kiên trì vận dụng thiền tập mỗi ngày.
EDUFA mong rằng những chia sẻ trên có thể phần nào giúp bạn có những cách thức ứng dụng phù hợp với bản thân mình nhất.
Kỹ năng lắng nghe: Nghệ thuật trong giao tiếp
