Bạn đã bao giờ tự hỏi vì sao một công việc đơn giản lại mất nhiều thời gian đến thế để hoàn thành? Hay vì sao dù có thêm thời gian, ta vẫn thường dồn việc vào phút chót? Tất cả đều được giải thích bởi một quy luật nổi tiếng – Định luật Parkinson.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá định luật này là gì, tại sao nó lại đúng trong nhiều tình huống và cách áp dụng hiệu quả để nâng cao năng suất cá nhân cũng như hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp.
1. Định luật Parkinson là gì?
Định luật Parkinson – hay còn gọi là “Parkinson’s Law” – xuất phát từ quan sát của nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson. Ông chỉ ra rằng: “Công việc có xu hướng mở rộng ra để lấp đầy toàn bộ thời gian được phân bổ cho nó.”
Nói cách khác, nếu bạn có một tuần để hoàn thành một nhiệm vụ, thì bạn sẽ sử dụng trọn vẹn một tuần đó, dù thực tế có thể chỉ mất vài giờ để hoàn tất. Ví dụ dễ hiểu là khi sinh viên được giao viết bài tiểu luận cuối kỳ trong vòng ba tháng, nhưng lại chỉ thật sự bắt tay vào làm trong vài ngày cuối trước hạn nộp.
Điều này phản ánh một thực tế: càng nhiều thời gian rảnh rỗi, con người càng dễ trì hoãn và kéo dài thời gian hoàn thành công việc – đôi khi khiến một việc đơn giản trở nên phức tạp một cách không cần thiết.
2. Cách hiểu mở rộng: Parkinson trong chi tiêu tài chính
Bên cạnh việc đề cập đến thời gian, định luật Parkinson còn có thể áp dụng vào lĩnh vực tài chính. Ở đây, nguyên lý là: Chi tiêu sẽ tăng tương ứng với mức thu nhập.
Chẳng hạn, khi bạn là sinh viên, bạn chỉ cần vài triệu đồng mỗi tháng để sinh hoạt. Nhưng khi bắt đầu đi làm và thu nhập tăng lên, chi phí cũng “tự nhiên” tăng theo, khiến bạn không thể tiết kiệm dù thu nhập cao hơn nhiều. Đây là lý do vì sao nhiều người cảm thấy “kiếm bao nhiêu cũng không đủ tiêu”.
3. Làm sao để phá vỡ quy luật Parkinson?
– Quản lý tài chính hiệu quả
Thay vì để chi tiêu tăng cùng với thu nhập, hãy cố gắng giữ mức chi tiêu hợp lý và tạo thói quen tiết kiệm. Đó là cách để bạn từng bước xây dựng sự độc lập tài chính.
– Tối ưu hoá thời gian làm việc
Đặt giới hạn thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ giúp bạn tăng hiệu quả và hạn chế tình trạng “dây dưa” không cần thiết.
4. Nguồn gốc của định luật Parkinson
Cyril Parkinson đã đưa ra định luật này sau khi quan sát cách làm việc trong bộ máy hành chính của Anh. Ông nhận ra rằng, khi hệ thống phình to, số lượng nhân sự tăng lên thì hiệu quả công việc lại giảm xuống. Chính từ thực tế đó, ông đúc kết nên nguyên lý nổi tiếng về việc công việc luôn giãn nở để chiếm hết thời gian được giao.
5. Vì sao chúng ta dễ “mắc kẹt” trong vòng xoáy Parkinson?
Lý do chính là vì con người thường có xu hướng dựa vào thời hạn chót thay vì ước tính thực tế thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
Sự trì hoãn, thiếu động lực và không rõ ràng trong mục tiêu khiến chúng ta dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ lẽ ra có thể giải quyết nhanh gọn.
6. Ví dụ thực tế về định luật Parkinson
– Trong lĩnh vực Marketing
Bạn có một tháng để chuẩn bị báo cáo chiến lược. Nhưng thay vì bắt đầu sớm, bạn dồn việc đến sát deadline mới thực hiện. Ngược lại, nếu chỉ có một tuần, bạn có thể hoàn thành với chất lượng tương đương. Đây là minh chứng rõ cho định luật Parkinson.
– Trong thiết kế
Một nhà thiết kế có hai tuần để hoàn thành lookbook. Vì muốn mọi thứ hoàn hảo, anh ta liên tục chỉnh sửa, dẫn đến việc kéo dài thời gian đến tận phút cuối. Nếu có kế hoạch rõ ràng, công việc hoàn toàn có thể được hoàn tất sớm hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng.
7. Áp dụng định luật Parkinson để tối ưu thời gian
– Thiết lập deadline ngắn hơn thực tế
Tự giới hạn thời gian hoàn thành một nhiệm vụ sẽ giúp bạn tập trung cao độ và tránh lãng phí thời gian.
– Theo dõi quỹ thời gian
Ghi lại các hoạt động hằng ngày để xác định khoảng thời gian thực sự dành cho công việc và điều chỉnh cho hợp lý.
– Chia nhỏ nhiệm vụ lớn
Một dự án phức tạp nên được phân tách thành từng bước nhỏ, giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiến độ và tối ưu hoá thời gian làm việc.
– Đặt thời điểm kết thúc cho công việc
Thay vì để công việc kéo dài, hãy tự đặt thời điểm kết thúc trong ngày để ép bản thân hoàn thành đúng hạn.
8. Những điều cần lưu ý khi áp dụng định luật Parkinson
- Không nên áp đặt thời hạn phi lý. Thời gian giao việc cần phù hợp với độ khó của nhiệm vụ.
- Chỉ hiệu quả khi nhân viên có quyền chủ động. Những người có khả năng tự quản lý sẽ phát huy được tối đa sức mạnh của định luật này.
- Tình hình thực tế cần được đánh giá kỹ lưỡng. Nếu doanh nghiệp áp dụng không linh hoạt, luật Parkinson sẽ phản tác dụng.
- Kết hợp KPI và khích lệ tinh thần làm việc. Đặt mục tiêu rõ ràng, đo lường kết quả và thường xuyên động viên sẽ giúp tăng hiệu quả.
Kết luận
Dù đã xuất hiện từ giữa thế kỷ 20, định luật Parkinson vẫn còn nguyên tính ứng dụng trong đời sống và công việc hiện đại. Bằng cách hiểu rõ nguyên lý này và áp dụng một cách linh hoạt, bạn không chỉ kiểm soát tốt hơn thời gian và chi tiêu mà còn nâng cao hiệu suất cá nhân lẫn toàn bộ đội nhóm.
Hãy thử bắt đầu từ những việc nhỏ – rút ngắn thời hạn cho chính mình, chia nhỏ nhiệm vụ và đặt giới hạn rõ ràng. Khi bạn kiểm soát được thời gian, bạn sẽ kiểm soát được cả thành công.
Xem thêm: Định luật Murphy là gì?
