Trong thời đại mà tình trạng kiệt sức (burn-out) và áp lực chạy deadline trở nên phổ biến, nhiều người bắt đầu đặt ra câu hỏi: Liệu có thể làm việc hiệu quả mà vẫn giữ được sức khỏe và tinh thần? Câu trả lời nằm ở việc quản lý năng lượng, thay vì chỉ tập trung vào quản lý thời gian.
Vì sao quản lý thời gian thôi là chưa đủ?
Khi đối mặt với khối lượng công việc tăng cao, nhiều người chọn cách làm thêm giờ để giải quyết. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng: mất tập trung, giảm năng suất, suy giảm sức khỏe, tăng tỉ lệ nghỉ việc và thậm chí là cảm giác tuyệt vọng trong công việc.
Thời gian là thứ có thể đo lường, nhưng năng lượng thì không dễ dàng như vậy. Theo các nghiên cứu từ Energy Project – một tổ chức chuyên huấn luyện quản lý năng lượng cho các nhà lãnh đạo, năng lượng con người được hình thành từ 4 yếu tố chính: thể chất, cảm xúc, tâm trí và tinh thần. Khi ta biết cách tái tạo và sử dụng hiệu quả từng nguồn năng lượng này, hiệu suất làm việc sẽ tăng mà không cần đánh đổi sức khỏe.
Nghiên cứu thực tiễn: Khi doanh nghiệp chọn quản lý năng lượng
Một ví dụ nổi bật đến từ chương trình thử nghiệm của Ngân hàng Wachovia tại Mỹ. 106 nhân viên từ 12 chi nhánh đã tham gia một chuỗi đào tạo kéo dài nhiều tháng, tập trung vào 4 học phần tương ứng với 4 nguồn năng lượng quan trọng. Kết quả là những người tham gia đạt hiệu suất làm việc cao hơn, có mối quan hệ khách hàng tốt hơn và cảm thấy hài lòng hơn trong công việc.
Vậy, cụ thể chúng ta cần làm gì để quản lý năng lượng hiệu quả hơn?
1. Năng lượng thể chất: Cơ sở của mọi hiệu suất
Điểm khởi đầu là sức khỏe thể chất – nền tảng căn bản cho mọi hoạt động. Khi cơ thể thiếu năng lượng, ta không thể duy trì sự tập trung hay cảm xúc tích cực trong công việc.
Một số chiến lược đơn giản:
- Ăn uống điều độ: Chia thành nhiều bữa nhỏ thay vì hai bữa lớn để ổn định đường huyết.
- Ngủ đủ giấc: Thiết lập giờ đi ngủ cố định và ngủ từ 7-8 tiếng mỗi đêm.
- Tập thể dục nhẹ nhàng: Không cần tập nặng, nhưng nên vận động đều đặn mỗi ngày.
- Nghỉ ngơi đúng nhịp sinh học: Cứ mỗi 90-120 phút làm việc nên nghỉ ngắn (3-5 phút) để nạp lại năng lượng.
Ví dụ điển hình là Gary Faro, Phó Chủ tịch của Wachovia. Sau khi điều chỉnh lối sống như trên, ông giảm được 50 pound và cảm thấy tràn đầy năng lượng hơn trong công việc.
2. Năng lượng cảm xúc: Làm chủ tâm trạng giúp làm việc tốt hơn
Cảm xúc tích cực giúp tăng chất lượng năng lượng. Ngược lại, lo lắng, bực bội hay căng thẳng sẽ nhanh chóng “rút cạn pin” và làm giảm hiệu suất.
Cách cải thiện cảm xúc:
- Hít thở sâu khi căng thẳng: Thở ra chậm trong 5-6 giây giúp làm dịu hệ thần kinh và ngăn chặn phản ứng tiêu cực.
- Thể hiện sự biết ơn: Gửi lời cảm ơn tới đồng nghiệp không chỉ giúp tăng cảm xúc tích cực mà còn gắn kết các mối quan hệ.
- Thay đổi góc nhìn: Khi gặp khó khăn, hãy thử xem tình huống dưới ba lăng kính:
- Lăng kính ngược: Người khác nghĩ gì về tình huống này?
- Lăng kính dài hạn: Sau 6 tháng mình sẽ nhìn nhận chuyện này ra sao?
- Lăng kính rộng: Mình có thể học được gì từ trải nghiệm này?
- Lăng kính ngược: Người khác nghĩ gì về tình huống này?
Ông Ben Jenkins là một lãnh đạo tại Wachovia đã thay đổi thói quen cố vấn bằng những buổi trò chuyện thân mật và ghi nhận thành tích của nhân viên. Điều này tạo ra nguồn năng lượng tích cực và mối quan hệ sâu sắc trong đội ngũ.
3. Năng lượng tâm trí: Rèn luyện khả năng tập trung
Nhiều người tin rằng làm nhiều việc cùng lúc (đa nhiệm) là kỹ năng cần thiết. Tuy nhiên, sự thật là đa nhiệm khiến năng lượng tâm trí bị phân tán, giảm năng suất và tăng thời gian hoàn thành công việc lên tới 25%.
Chiến lược tập trung hiệu quả:
- Tập trung đơn nhiệm (mono-tasking): Dành trọn 90-120 phút cho một nhiệm vụ quan trọng và nghỉ giữa các phiên làm việc.
- Tắt thông báo, rời khỏi bàn làm việc khi cần sự tập trung cao.
- Lên kế hoạch từ tối hôm trước: Xác định 1-3 việc quan trọng để thực hiện vào sáng hôm sau.
Ông Jean Luc Duquesne là lãnh đạo Sony tại Paris đã từng mất hàng giờ trả lời email. Khi chuyển sang dành 1 giờ đầu ngày cho nhiệm vụ quan trọng nhất, ông cảm thấy hiệu quả hơn và giảm được áp lực công việc.
4. Năng lượng tinh thần: Khơi dậy ý nghĩa và giá trị sống
Năng lượng tinh thần là loại năng lượng khó thấy nhưng có ảnh hưởng lâu dài nhất. Nó đến từ cảm giác rằng những gì mình làm có ý nghĩa, phù hợp với giá trị sống của bản thân.
Cách khơi dậy năng lượng tinh thần:
- Dành thời gian cho việc mình yêu thích và giỏi nhất.
- Cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc.
- Sống đúng với giá trị cốt lõi: Ghi nhận những việc mình làm hàng ngày có phản ánh được giá trị cá nhân không?
Người tham gia chương trình được yêu cầu nhớ lại hai trải nghiệm gần đây mà họ cảm thấy có động lực, hiệu quả và dễ học hỏi nhất. Từ đó, xác định đâu là hoạt động giúp họ “sạc pin” và sắp xếp công việc theo hướng phát huy điểm mạnh đó.
Ví dụ, một lãnh đạo phát hiện rằng mình không hứng thú với việc đọc báo cáo chi tiết. Thay vì ép bản thân, ông chuyển phần việc đó cho người phù hợp và tập trung phát triển chiến lược – lĩnh vực ông thấy hứng khởi và hiệu quả nhất.
Doanh nghiệp cần làm gì?
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đầu tư vào đào tạo kỹ năng và kiến thức. Tuy nhiên, ít nơi hỗ trợ nhân viên xây dựng năng lực làm việc bền vững thông qua quản lý năng lượng.
Một chiến lược đúng đắn là chuyển từ tư duy “khai thác tối đa” nhân sự sang “đầu tư vào năng lượng con người”. Khi nhân viên cảm thấy khỏe mạnh, tập trung và tích cực, họ sẽ hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, với chất lượng cao hơn.
Kết luận
Quản lý thời gian giúp bạn lên lịch. Nhưng chính năng lượng mới là thứ quyết định bạn có hoàn thành được lịch trình ấy hay không và bạn cảm thấy như thế nào sau khi hoàn thành.
Nếu bạn đang cảm thấy mệt mỏi, mất tập trung hoặc làm việc không hiệu quả, hãy thử nhìn lại từng nguồn năng lượng trong cuộc sống: thể chất, cảm xúc, tâm trí và tinh thần. Từng điều chỉnh nhỏ như nghỉ ngơi đúng nhịp, thể hiện lòng biết ơn hay lên kế hoạch từ tối hôm trước đều có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
